6 Cara untuk Bekerja dengan Lebih Cerdas (Jangan Hanya Bekerja Lebih Keras!)

Ketika saya berkumpul dengan teman-teman lama saya dan mulai mengobrol soal pekerjaan, komentar yang sering mereka ucapkan adalah: “Pekerjaan gue banyak banget, seolah tidak ada habis-habisnya!”

Mungkin di zaman serba internet ini, perusahaan harus terus berinovasi dan kompetitif dalam menghadapi pesaing-pesaingnya agar tidak tergerus dalam persaingan bisnis. Dampaknya, pekerja juga diminta untuk bekerja seoptimal mungkin. Lagipula, sudah sepantasnya juga kita bekerja dengan maksimal, bukan?

Banyaknya tugas-tugas yang harus dikerjakan seringkali membuat kita merasa terbebani dengan semua hal itu. Perasaan terbebani ini lama-kelamaan bisa menyebabkan stres sampai kejenuhan kerja. Kita harus memiliki strategi yang lebih baik dalam bekerja sehingga kita bisa menghemat lebih banyak waktu, tenaga, dan tentu saja pikiran (agar tidak frustrasi!).

Slogan “work hard” (kerja keras) nampaknya tidak lagi menjadi solusi. Sebagai gantinya muncul lagi istilah “work smart” (kerja cerdas). Sampai-sampai ada yang mengatakan, “work smarter, not harder” (bekerja lebih cerdas, bukan keras).

Pertanyaannya, bagaimana caranya untuk bekerja lebih cerdas?

Saya telah mengumpulkan tips-tips untuk work smarter melalui berbagai literatur. Tips-tips tersebut sudah saya rangkum dan kemas menjadi 6 tips yang esensial, yakni:

1. Sederhanakan tugas yang dilakukan berulang-ulang

Kadangkala tugas yang berulang-ulang justru lebih banyak membuang waktu kita. Produktivitas dan efektivitas waktu harus terus dijaga, bukan? Oleh karena itu, cobalah untuk menyederhanakan tugas yang berulang-ulang. Misalnya, untuk urusan surat-menyurat, kita bisa membuat template sehingga kita hanya perlu mengubah bagian tertentu saja. Demikian pula dengan formulir-formulir, perlu kita buat template-nya agar lebih praktis.

Sebagai contoh, saya kagum dengan tempat kerja saya saat ini yang membuat template untuk berbagai formulir; seperti formulir pengajuan dinas, formulir pengajuan pembelian barang, maupun formulir berita acara. Hal ini membuat saya dan rekan-rekan kerja menghemat banyak waktu karena hanya perlu mengisi formulir tersebut (bayangkan bila kami harus membuat surat pengajuan tersebut dari awal).

Tugas apa yang harus anda lakukan berulang-ulang? Buatlah template-nya. Anda akan menghemat banyak waktu dalam bekerja.

2. Delegasikan tugas. Delegasikan sebagian tanggung jawab anda kepada orang lain. Ingatlah bahwa anda memiliki tim dalam bekerja, dan anda bisa meminta bantuan rekan anda apabila anda sudah memiliki beban kerja yang besar. Empat orang mengerjakan empat hal yang berbeda akan lebih cepat daripada satu orang mengerjakan keempat hal itu sekaligus.

Dalam hal mendelegasikan, memang anda membutuhkan kepercayaan agar bisa tenang menyerahkan tugas anda untuk dikerjakan oleh orang lain. Keberadaan template juga akan sangat penting dalam hal delegasi.  Memiliki template akan membuat hasil pekerjaan orang lain tidak akan terlalu jauh dari harapan anda.

Bila anda masih belum bisa mendelegasikan tugas anda kepada orang lain, mulailah belajar secepatnya sebelum anda keteteran dengan pekerjaan anda.

3. Eliminasi hal-hal yang tidak berguna. Banyak hal-hal tidak produktif yang justru kita lakukan saat bekerja. Bisa jadi anda sudah menyadari bahwa hal tersebut tidak produktif, tetapi anda tidak bisa menghentikannya!

Terlalu sering memeriksa e-mail, bolak-balik pantry untuk mengambil air minum, atau sekadar membuka situs-situs berita pada jam kerja justru membuat kita menjadi tidak produktif. Anda harus menghilangkan kebiasaan tersebut. Tetapkan jam-jam tertentu untuk membuka e-mail, sehingga anda tidak harus memeriksanya setiap saat. Isi botol air anda dan letakkan di tempat yang bisa segera anda jangkau, sehingga anda tidak perlu bolak-balik mengambil air minum. Tahan godaan untuk membuka situs berita di jam kerja dan lakukan pada jam istirahat. Intinya, buanglah hal-hal yang tidak mendukung produktivitas anda!

4. Fokus. Tetaplah fokus pada tugas-tugas anda, bukan tugas-tugas orang lain. Bila anda fokus pada tanggung jawab anda terlebih dahulu, maka tugas-tugas anda akan cepat selesai.

Selain itu, kadangkala kita terlalu fokus pada hal-hal kecil sehingga justru menjadi tidak produktif. Fokus untuk mengerjakan tugas anda hingga selesai, baru setelahnya anda mengurusi hal-hal kecilnya.

5. Belajar untuk berkata “tidak”. Jangan-jangan tugas anda terlalu banyak karena anda tidak berani berkata “tidak” kepada rekan anda! Sebelum mengambil tugas ekstra untuk membantu orang lain, pastikan dulu bahwa tugas-tugas anda bisa diselesaikan tepat waktu!

Memang, kadangkala kita sungkan untuk menolak permohonan bantuan dari orang lain. Tapi ingat bahwa kita memiliki tanggung jawab yang juga harus kita selesaikan. Jangan sampai anda membantu tugas orang lain, tapi tugas anda lalai. Ini adalah hal yang merugikan anda.

Anda boleh (dan merupakan hal yang baik) membantu pekerjaan rekan anda. Tapi pastikan bahwa anda juga sempat untuk menuntaskan tanggung jawab anda. Bila anda merasa tidak mampu menyanggupinya, beranikan diri untuk berkata tidak. Sampaikan bahwa anda juga masih memiliki banyak tugas yang harus diselesaikan. Seharusnya rekan anda bisa mengerti.

6. Kenali batas diri anda. Hindari mengambil terlalu banyak tugas, terutama apabila tugas-tugas tersebut bisa dikerjakan oleh rekan anda yang lain. Jangan berpikir untuk mengambil semua tugas guna memuaskan atasan anda, karena justru hal ini bisa menjadi bumerang bagi anda! Anda harus bekerja dua kali lipat lebih keras karena tugas yang terlalu banyak, dan hasil yang anda berikan juga menjadi bukan hasil yang terbaik dari anda.

Kenalilah seberapa banyak hal yang bisa anda kerjakan. Kita semua memiliki batasan, dan menghargai batas diri kita bisa membuat kita menjadi lebih produktif.

Pada intinya, bekerja lebih cerdas adalah tentang membuat perencanaan, mengeksekusikan tugas, dan mengenali batas diri kita.

 Dengan memiliki perencanaan, kita menghemat waktu dan tenaga. Perencanaan juga membuat kita mampu mendelegasikan tugas kepada orang yang tepat untuk melakukannya. Membuat sistem dan template juga mampu mengurangi beban kerja kita dan menjamin kualitas tetap terjaga. Kenalilah batas diri anda dengan bijak untuk mencegah kejenuhan.

Bekerja lebih cerdas bukanlah sekadar slogan. Anda harus mempraktikannya sekarang juga. Bekerja lebih cerdas tidak hanya menghemat waktu kita, tetapi juga meningkatkan produktivitas kita!

Berlangganan dan Download E-Book Berkualitas dari Blog Psikologi, Gratis!

Leave a Comment

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *